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A arte de delegar tarefas sem autoritarismo

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De fato, o papel do gestor é muito complexo. Entre ser considerado “durão” ou “molenga”, ser temido ou ser desrespeitado, ser o chefe ou o amigo, há tantas nuances que descobrir o equilíbrio ideal pode ser um dos maiores desafios.

E um dos elementos que acrescentam a essa complexidade é a delegação. Delegar tarefas é muito mais do que, simplesmente, dizer aos seus colaboradores o que eles devem fazer — se delegar com autoritarismo, você pode gerar na equipe uma aversão ao trabalho; se delegar sem autonomia e responsabilidade, também pode descobrir que os colaboradores não estão completando as tarefas designadas.

Então, qual será o segredo para delegar tarefas de maneira eficiente? A palavra-chave, nesse tema, é o “empoderamento”; porém, existem ainda muitas outras questões de base que estão por trás da delegação eficiente, como a própria definição de liderança. E é sobre esses temas que vamos falar neste post. Boa leitura!

Qual a diferença entre ser líder e ser chefe?

Partindo de uma definição muito simples, podemos dizer que existem dois tipos diferentes de gestor: os líderes e os chefes. E, apesar de um líder conseguir obter resultados claramente melhores, muitos gestores ainda agem como chefes.

O principal motivo disso é que eles não entendem realmente qual é seu papel. Um gestor chefe acredita que sua função é comandar a equipe rumo aos resultados, e é assim que ele exerce sua gestão — note que “comandar” está relacionada, na própria raiz da palavra, a “mandar”.

Além do hábito de dar ordens, o distanciamento completo também é um traço clássico de comportamento dos chefes. Se você unir estas duas características, o resultado é:

  • o chefe é temido;
  • por consequência, a equipe não se sente à vontade para discutir problemas e trabalhar em conjunto com ele;
  • diante disso, o chefe só vê os resultados, mas não tem a proximidade necessária para ver os processos;
  • o chefe é conhecido por cobrar resultados acima de qualquer outra preocupação;
  • o chefe também não consegue motivar sua equipe, nem tem habilidades para oferecer feedback verdadeiramente construtivo;
  • o chefe tem subordinados, e não colaboradores;
  • o chefe não consegue despertar o senso de responsabilidade dos funcionários sobre seu próprio trabalho. Afinal, ele é sempre o dono dos resultados.

E esses são apenas alguns exemplos de uma longa lista que poderíamos elaborar para descrever todos os problemas que surgem quando um gestor assume a posição de chefe. Então, por que os gestores não se reposicionam como líderes?

Bem, como já dissemos, muitos gestores não entendem seu verdadeiro papel. Primeiramente, o líder não é um comandante, mas um servidor — ele age para facilitar o trabalho da equipe. Os resultados disso são extremamente positivos, incluindo:

  • o líder é respeitado, portanto, é seguido voluntariamente, e conduz as pessoas sem precisar força-las;
  • o líder se preocupa em motivar sua equipe e, também, em identificar suas dificuldades e ajudar a mitiga-las;
  • o líder não manda, pois ele está na “frente de batalha”, arregaçando as mangas e trabalhando com sua equipe;
  • o líder também entende que todos na sua equipe têm muito potencial, e está disposto e aberto a ouvir o que esses profissionais têm a dizer;
  • por sua vez, ele não tem medo de oferecer feedback — desde que sempre de maneira construtiva;
  • graças a isso, a equipe que possui um líder alcança resultados muito melhores — ainda que os resultados não sejam o principal para o líder;
  • ele está mais preocupado com os processos e, claro, com o progresso de cada um;
  • para completar, o líder está pronto para dividir a responsabilidade sobre tudo o que é feito, seja positivo ou negativo, com seus colaboradores.

Então, se você entendeu a diferença entre chefia e liderança, ótimo! Esse é um excelente primeiro passo. Agora, para se tornar um líder, será preciso um pouco mais; algumas pessoas nascem com uma tendência natural à liderança, ainda que sempre seja preciso melhorar. Felizmente, qualquer um pode desenvolver habilidades de liderança por meio de treinamentos e coaching apropriados.

Quais os principais erros ao delegar tarefas?

Agora, passamos ao tema central deste post. Como já comentamos, a delegação pode ser uma pequena armadilha — afinal, o que é “delegar”? Se você acha que é simplesmente repassar uma tarefa ou dizer ao funcionário o que ele precisa fazer, você está muito próximo de um chefe autoritário e longe do líder servidor. Delegar, na verdade, é um processo que envolve atribuir responsabilidade, com autonomia.

Ok — estamos indo muito rápido. Vamos começar analisando como os perfis mais comuns de gestores delegam tarefas, e quais os principais erros envolvidos.

O gestor apegado

Este gestor não quer, na verdade, delegar a tarefa. Talvez ele não confie plenamente na competência dos funcionários, ou talvez simplesmente ache que poderia fazer melhor do que qualquer um.

O resultado é que, embora a tarefa esteja nominalmente sob responsabilidade do funcionário, este gestor ainda se envolve em tudo. Ele quer acompanhar o andamento a cada segundo, e frequentemente descarta as ideias do funcionário para o projeto, para trocá-las pelas suas próprias ideias.

 O gestor desapegado

Este gestor não gosta daquela tarefa, ou está tão ocupado que, no momento em que ele a repassa ao funcionário, esquece da sua existência. Apenas quando faltar apenas algumas horas para entregar o projeto, ele vai se lembrar e chamar o funcionário para saber dos resultados. E, apesar de sua participação quase nula, ainda pode ficar muito irritado se tudo não estiver exatamente como ele esperava.

O gestor indeciso

Este gestor não sabe a quem deve delegar a tarefa. Ele pode escolher um funcionário e, depois de algum tempo, decidir que outra pessoa da equipe desenvolveria melhor aquele trabalho. Com isso, a equipe não sabe se ele não tem confiança em seu trabalho ou, simplesmente, se não tem a menor ideia do que está fazendo.

No entanto, o pior não é a mudança em si, mas a falta de um trabalho de transição. Dessa forma, ao passar a tarefa de uma pessoa para outra, perde-se muito conhecimento — sem mencionar o atraso no desenvolvimento do trabalho.

O gestor que não delega

Talvez o pior erro, quanto à delegação, seja simplesmente não delegar as tarefas. Nesse caso, o gestor está tão habituado a fazer aquele trabalho que nem sequer pensa em transferi-lo a outra pessoa da equipe. Pode até ser que isso não esteja prejudicando a sua própria produtividade; que ele seja muito organizado e consiga manter sua carga de trabalho sem problemas.

Mesmo assim, esse hábito traz um prejuízo grande a longo prazo, pois ele não está desenvolvendo ninguém para substituí-lo no futuro. Em outras palavras, ao centralizar o trabalho em si mesmo, este gestor está prejudicando o avanço da carreira da sua equipe, e o seu próprio também.

Esses são os principais tipos de erros ao delegar tarefas, e dentro deles poderíamos ainda enquadrar vários outros. Porém, ao invés de falar sobre os cenários negativos, olhemos agora pelo prisma contrário: vamos definir exatamente como delegar tarefas de uma maneira positiva, eficaz e eficiente, que vai fortalecer a equipe e também garantir melhores resultados.

Como delegar tarefas?

Conheça bem sua equipe

O problema do gestor indeciso é que ele não conhece bem sua equipe. Por esse motivo, ele tem dificuldades para identificar quem tem o perfil ideal para receber uma tarefa, e acaba passando o trabalho de mãos em mãos. DO contrário, se você conhecer cada profissional que trabalha com você, será fácil apontar a pessoa mais indicada para lidar com cada tarefa.

Faça uma orientação apropriada

Como vimos, o gestor desapegado erra porque não prepara sua equipe para receber a tarefa, nem não faz um alinhamento ao delegar. Esse alinhamento é o primeiro passo para garantir que a equipe se sinta confiante para desenvolver o trabalho que está sendo exigido dela. Ele envolve uma comunicação objetiva e transparente com relação a metas, prazos, modo de trabalho e qualquer outro requisito que você tenha para o cumprimento da tarefa.

Faça o follow up do andamento

Não deixe o trabalho correr solto até o dia da entrega. Muitos problemas podem acontecer no caminho e, talvez, os funcionários não tenham a iniciativa de informá-los a tempo a você.

No entanto, se você monitorar o avanço por meio de updates regulares, terá a oportunidade de intervir e ajudar sua equipe a contornar estes problemas. Você pode pensar no follow up como uma maneira de verificar a direção do navio de tempos em tempos, ajustando seu curso.

Não controle tudo

É um erro comum achar que o follow up é uma desculpa para controlar totalmente a tarefa, porém, esse é o ponto mais importante para obter sucesso ao delegar tarefas: você precisa delegar, também, responsabilidade e autonomia. O que isso significa?

Basicamente, deixar claro para a equipe que os resultados — tanto positivos quanto negativos — serão atribuídos a ela, e não a você. Também, deixar claro que isso só é possível porque eles irão definir seu próprio modo de trabalho. E, finalmente, lembrá-los de que isso não os exime de cumprir com o que foi estabelecido lá no alinhamento inicial.

Tenha em mente que, ao delegar responsabilidade e autonomia, você está dando uma injeção de confiança e comprometimento na equipe. E lembre-se também de que, como gestor, você ainda pode intervir quando for muito necessário — se a equipe estiver muito atrasada com o cronograma, por exemplo.

Dê feedback

Você não disse que os resultados serão atribuídos diretamente à equipe que recebeu a tarefa? Então, é importante traduzir esses resultados em feedback. Quando o trabalho acabar, faça uma avaliação (se possível, de maneira oficial, com um relatório ou uma reunião).

Dê crédito, na forma de elogios, e faça críticas, se for preciso. Esse feedback final deve ser construtivo para que os funcionários possam aprender e crescer, a partir das melhores práticas e também das experiências ruins que tiveram ao longo do caminho.

Esses cinco passos traduzem as bases de como delegar tarefas apropriadamente. Como nós já falamos desde o início, o equilíbrio é muito fino — deve-se fazer com que a equipe assuma a responsabilidade pela tarefa e tenha autonomia para desenvolvê-la; sem, contudo, se afastar demais, e sempre ajustando o fluxo do trabalho quando for necessário. Essa é a chave para o empoderamento da equipe, o tema que discutiremos a seguir com mais detalhes.

O que é empoderamento e como aplicá-lo em sua empresa?

Essa palavra estranha nem parece português — realmente, ela vem do termo inglês “empowerment”. Afinal, o que é empoderamento? A definição básica seria “atribuir poder a alguém”. Portanto, quando falamos em empoderamento de uma equipe, estamos nos referindo ao processo de atribuir mais poder aos funcionários.

Agora, talvez você esteja se perguntando: como esse tema está relacionado à delegação de tarefas? Na realidade, existe muito empoderamento na delegação, desde que feita da forma certa; o poder a que nos referimos é justamente a autonomia para tomar decisões e agir em cima delas.

Mas o empoderamento não precisa ficar restrito a esse contexto, você pode atribuir poder e autonomia à sua equipe de outras formas. Um bom exemplo é a gestão participativa, em que os funcionários fazem parte do processo de tomada de decisão de maneira mais ampla. Outro exemplo de empoderamento é a eliminação da microgerência, fazendo com que os funcionários tenham mais liberdade para organizar sua própria rotina de trabalho — e, com essa liberdade, também vem mais responsabilidade, é claro.

Pensar no empoderamento pode assustar alguns gestores “à moda antiga”, que acreditam na centralização do poder dentro das organizações. Contudo, existem muitas vantagens em adotar essa prática dentro de uma empresa. A seguir, vamos enumerar algumas delas, para que você tenha noção de como a atribuição de poder pode mudar o paradigma das relações entre o gestor e a equipe.

Maior motivação e satisfação

As pessoas são complexas e, paradoxalmente, muito simples. Na verdade, o processo de motivar e de manter a satisfação de uma equipe é altamente emocional. Se um funcionário acredita que não tem peso, nem voz, ele gradualmente perde sua motivação para trabalhar e desenvolve uma insatisfação. Porém, se ele percebe que a sua opinião é seriamente considerada, isso se traduz em um sentimento mais positivo em relação à empresa.

Melhor retenção de talentos

Esta é uma consequência do item anterior: se os funcionários estão motivados e satisfeitos, eles não têm motivos para deixar a empresa. E essa é uma situação muito típica dos profissionais da geração Y, que tendem a ser mais impacientes e individualistas.

Se forem sempre podados pelo gestor, eles rapidamente irão procurar outro emprego que lhes permita desenvolver mais seu potencial. Porém, se houver uma política de empoderamento, será mais fácil reter estes profissionais e desenvolvê-los como importantes ativos humanos da empresa.

Maior agilidade

A centralização é altamente burocrática — como você provavelmente já sabe. O funcionário precisa apresentar sua sugestão e aguardar uma aprovação, antes de poder agir. Diante disso, dando mais autonomia, especialmente para as pequenas decisões cotidianas, o fluxo de trabalho torna-se mais ágil. E essa simplificação tem o potencial para aumentar a eficiência da empresa.

Em operações de chão de fábrica, por exemplo, se uma máquina quebra, o funcionário não precisa relatar ao gestor para encontrar uma solução; ele pode simplesmente consertá-la e rapidamente colocar a produção rodando outra vez.

Maior inovação

Você provavelmente nem sabe quantas ideias inovadoras, grandes ou pequenas, seus funcionários têm diariamente. E muitas dessas ideias nunca se tornam nada concreto, pois o processo para transformá-las em ação é excessivamente complexo.

Portanto, tente eliminar ao máximo esse processo, e o famoso kaizen (busca da melhoria continua) vai se tornar realidade de maneira orgânica em sua empresa.

Maior engajamento

Quando os funcionários participam de uma tomada de decisão, eles tendem a “vestir a camisa” — você nem precisa convencê-los a seguir a nova norma ou procedimento, pois eles acompanharam todo o processo de aprovação e entendem o propósito por trás dele. Além disso,  o entendimento profundo elimina aqueles casos típicos de conflito, em que há certa resistência à mudança.

Ainda mais engajamento

A questão do engajamento vai mais além de entender e aceitar mudanças. Com autonomia, os funcionários desenvolvem um sentimento de ownership (propriedade). Eles agem e pensam como donos — o famoso intraempreendedorismo. Dessa forma, sempre farão aquilo que acreditam ser o melhor para a empresa, mesmo que essa não seja sua obrigação.

Mais competitividade

Observe os itens anteriores dessa lista: funcionários mais motivados, satisfeitos e engajados — portanto, mais produtivos; mais agilidade e eficiência; mais inovação. Com todos esses benefícios, é natural que a sua empresa se torne mais competitiva frente ao mercado.

O empoderamento realmente é uma política que pode beneficiar sua empresa em vários níveis, do micro ao macro; porém, ele exige que os gestores demonstrem maturidade para compartilhar o poder. E em muitos casos, essa é uma mudança que precisa começar no interior das pessoas, antes de se expandir para a organização.

Líder servidor: o segredo do sucesso

Antes de encerrar esse post, nós ainda queremos voltar mais uma vez ao tema da liderança. Depois de falarmos tudo isso, vamos debater um termo que usamos ao apresentar o papel do líder — você deve ter notado: nós falamos em “líder servidor”.

O termo “líder servidor” ficou popular graças ao livro “O Monge e o Executivo”, de James C. Hunter, lançado pela primeira vez em 1998, nos EUA. No livro, uma parábola ilustra os principais conceitos da liderança servidora. Ao longo dos anos, tanto o livro quanto esse modelo ficaram cada vez mais populares mundialmente.

E essa popularização tem muito a ver com a época em que vivemos: os trabalhadores são cada vez mais educados e, graças à tecnologia, também são mais informados. Eles se tornam então questionadores, e já não aceitam passivamente o modelo de “chefe”, que dá ordens sem aceitar respostas. Frente a essa força de trabalho crítica e inteligente que temos no mercado, o líder servidor é aquele que consegue manter a coesão dos vários profissionais da equipe, com todas as suas idiossincrasias, e conduzir todos em direção às metas.

Para os gestores acostumados com a ideia do chefe, que está acima e comanda a equipe, esse termo deve parecer ameaçador. Mas, na verdade, o líder servidor não é, literalmente, um servo — ele não está abaixo da equipe.

O líder servidor alcança aquele tão desejado equilíbrio, que mencionamos várias vezes no começo deste post. Ele consegue se colocar junto com a equipe sem perder o respeito dos funcionários, e, principalmente, ele atua como um facilitador. A seguir, veja mais alguns traços importantes do líder servidor:

  • ele não coloca seus interesses acima dos interesses da equipe, mesmo tendo os meios para isso;
  • ele pensa a longo prazo. Por esse motivo, não tem medo de desenvolver a liderança nos outros;
  • ele não se limita a gerenciar; mas também motiva, incentiva e encoraja. Seu lema é o “vamos juntos”;
  • ele se preocupa igualmente com a construção dos relacionamentos e com o cumprimento de tarefas;
  • ele tem empatia por cada um dos seus funcionários;
  • ele demonstra humildade e sabe ouvir.

E aqui vem a distinção mais importante: o líder servidor não atende a tudo que sua equipe quer, mas consegue identificar o que cada um precisa. Dessa forma, ele faz todo o possível para eliminar barreiras e ajudar as pessoas a melhorar — muitas vezes, isso inclui até mesmo ajudas que ultrapassam o nível profissional, como ensinar o funcionário a falar melhor em público ou se vestir adequadamente.

O líder faz isso não apenas porque é seu trabalho, mas porque é o seu papel dentro daquele grupo. Afinal, como o próprio James C. Hunter afirma, a liderança “pode ser aprendida e desenvolvida, se tivermos a vontade de amar, crescer e expandir”. Essa é a visão mais humanizada do gestor, e a maioria das pessoas vai se identificar com essa abordagem.

Enfim, neste post nós respondemos às seguintes perguntas:

  • Como delegar tarefas da melhor maneira?
  • O que é empoderamento?
  • Como ser um líder servidor?

São três temas bem profundos. Todos eles dizem respeito a práticas cruciais que, quando são bem executadas, têm grande impacto sobre o desempenho de uma equipe de trabalho. E o ponto em comum entre essas práticas é você — o gestor.

É claro que não foi possível, nesse post, cobrir absolutamente tudo sobre esses temas. Mas você pode ler mais sobre cada um deles nos outros artigos do nosso blog. Além disso, que tal buscar treinamentos e coaching? Com certeza, todo o investimento para aprender as melhores práticas de delegação, empoderamento e liderança vai se reverter na sua relação com a equipe e no sucesso em atingir e superar metas.

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Xando Natsume
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