Liderança e Pessoas

Como dar feedbacks: o guia completo de que você tanto precisava!

feedback

Não existe palavra que melhor descreva a correria da vida moderna que o simples e direto estresse, não é mesmo? Com todo mundo nervoso no trânsito, no trabalho e até em casa, qualquer crítica mais dura pode se transformar na gota d’água que faltava para o balde transbordar. Nesse cenário, quem procuraria colher feedbacks?

Mas a verdade é que o feedback é uma ferramenta essencial tanto para se crescer na carreira quanto para o próprio desenvolvimento pessoal. É por meio desse retorno, afinal, que podemos usar nossos erros como forma de aprendizado, fortalecer nossos pontos fracos e até explorar melhor nossos pontos fortes. Por essas e outras, longe de se tratar de uma crítica para nos colocar para baixo, o feedback serve mesmo é de trampolim para nos fazer alçar voos cada vez mais altos! O grande problema se encontra, na verdade, na forma como o feedback é dado por uma liderança tão estressada quanto seus subordinados. 

E foi pensando em tudo isso que decidimos escrever um guia completo sobre a abordagem correta do feedback. Aqui levamos em conta até detalhes sobre o tom da voz, além de listarmos exemplos de feedback para deixar tudo ainda mais claro. Então continue lendo e descubra já como motivar funcionários com essa técnica não é nenhum bicho de sete cabeças! Vamos lá?

Por que colher feedbacks?

Comecemos pelo mais difícil: por que você deve parar de fugir das críticas e, muito pelo contrário, começar a voluntariamente buscá-las? Não, não se trata de nenhuma tendência masoquista! Na realidade, buscar o retorno de outras pessoas a respeito do seu trabalho é um processo quase natural para quem procura dar sempre seu melhor.

Sendo assim, tente mudar a visão de que o feedback é estritamente ruim e de que, mesmo que seja, não há nada que você possa fazer depois de recebê-lo. Ao invés disso, aproveite o que os outros veem de negativo no seu trabalho para criar um plano de ação e mudar esse quadro o quanto antes!

Pense só: ficar cometendo erros sem se dar conta (ainda acreditando que está fazendo tudo certo) é uma das piores coisas que se pode fazer, não acha? Isso sem contar que, na prática, muitas vezes um probleminha minúsculo não corrigido a tempo pode se transformar em uma gigante bola de neve. Aí, quando se dá conta, vê que poderia muito bem ter evitado tamanhas consequências se tivesse parado por alguns minutinhos para pedir o feedback de alguém.

Voluntariamente colher feedbacks também o ajuda a demonstrar o quanto você está disposto a admitir suas falhas sem drama. Assim, ao invés de se fazer de vítima ou assumir uma posição de descaso, usará toda a sua proatividade para crescer e superar quaisquer que sejam as questões apontadas. Essa atitude, além de efetivamente proporcionar crescimento, ainda pode aproximá-lo de quem deu o feedback, conquistando sua admiração e respeito.

Por fim, vale lembrar que, se os cargos de liderança são responsáveis por dar feedback a suas equipes, eles também precisam, para isso, saber receber esse retorno. E não tem jeito melhor de aprender do que com a própria prática!

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Qual a importância de uma boa liderança?

estereótipo de chefe, de maneira geral, já não costuma ser muito positivo. E quando o assunto é o feedback, a situação pode ficar ainda mais complicada. A fama é de que os superiores só estão ali para cobrar serviço, encher a paciência dos funcionários, não ceder a nenhum de seus pedidos e ainda criticá-los com rigor a cada errinho cometido.

O maior problema (dentre vários outros, claro) é que esse tipo de chefe, longe de ser um bom modelo de líder, acaba provocando diversas dificuldades na equipe. Aí surge não só uma grande insatisfação com o emprego como também se nota falta de engajamento com a empresa e até um aumento significativo no turnover (quantidade de funcionários que saem, demandando a contratação de outros). Para mudar esse cenário é preciso, então, construir uma figura de liderança bem diferente da tradicional.

Saber como dar feedbacks da maneira certa é, sem dúvida, uma característica essencial para todo bom gerente. No entanto, para que isso seja possível, o líder necessita de outros requisitos. Afinal de contas, como passar para os colaboradores a ideia de que apontar suas falhas não constitui mera cobrança ou reclamação, mas sim uma forma de apoiar seu crescimento se, em outros momentos, as atitudes do chefe não são condizentes com essa?

A chave é, portanto, estabelecer uma relação de confiança entre o gerente e os membros do time, tendo sempre como prioridade a orientação e o apoio para que alcancem o sucesso. Para isso, o líder deve saber não apenas ouvir, como também considerar com cuidado o que seus funcionários têm a dizer. É preciso conhecer cada colaborador a fundo, a fim de trabalharem em conjunto para vencer obstáculos individuais. Em termos de relacionamento e dedicação, a promoção de um ambiente de trabalho agradável, a disposição para aprender com a equipe e a proatividade são essenciais.

Pode até parecer demais, mas acredite: com essa relação solidificada, não haverá mais hesitação em trocar feedbacks de maneira natural. E isso se dará tanto partindo do líder para os funcionários como dos próprios colaboradores para a liderança. O processo se tornará padrão para a empresa como um todo, independentemente de cargos. E esse passo é vital para se desenvolver e ajudar a própria companhia a crescer!

Feedback é puxão de orelha?

Esclarecidos os requisitos para uma boa liderança, cabe ressaltar um detalhe sobre o qual já falamos bastante ao longo do texto até aqui: é imprescindível que os gerentes entendam que dar um feedback não é sinônimo do ocasional puxão de orelha no funcionário que cometeu um errinho! Primeiramente porque, na realidade, o feedback não deve ser esporádico, muito menos limitado a situações em que algum colaborador precisa ser repreendido. Essa prática, pelo contrário, deve ser regular, com encontros periódicos entre o chefe e os membros da equipe (individualmente e em grupo) para um acompanhamento mais próximo do trabalho de cada um.

Em segundo lugar, caso alguém cometa uma gafe ou aja de maneira inapropriada em uma situação, frequentemente não é sequer preciso convocar uma reunião só para dar o puxão de orelha. Por vezes, um simples olhar para indicar que o funcionário não está agindo adequadamente já pode bastar. E quando isso não é possível, uma posterior troca de palavras rápida e casual, sem a necessidade de constranger o colaborador nem fazer estardalhaço sobre o acontecido, pode ser muito mais eficiente.

O feedback não deve servir ao propósito de conscientizar os membros da equipe sobre algum erro único, sem recorrência e cometido em uma situação específica. Isso porque, exceto em circunstâncias especiais, esse comportamento não faz parte do dia a dia do funcionário e não tem a ver com o assunto real que deve ser abordado no feedback: seu desempenho profissional.

Mas e se o colaborador tiver mau desempenho? Nesse caso, como vimos, o feedback também não é um puxão de orelha porque se parte do pressuposto que o funcionário está em busca de crescimento e não teve aquele resultado de propósito. Resta, assim, não punir ou repreender a pessoa por aquele desempenho, mas sim informá-la do problema, ouvir o que ela tem a dizer e trabalhar a partir disso para implementar melhorias até a próxima reunião. Veja como fazer isso no tópico a seguir!

Qual a abordagem correta para o feedback?

Até aqui já deve estar claro como o feedback não deve ser, não é? Pois chegou a hora de entender como ele deve, de fato, acontecer. Confira:

Planeje o feedback

Guarde o seguinte: a não ser em feedbacks rápidos, que podem acontecer de maneira espontânea tanto do gerente para sua equipe quanto da equipe para o gerente, se envolve uma reunião e um retorno do líder sobre o desempenho do time ou de um funcionário específico, deve haver um mínimo de planejamento, ok?

Para isso, reveja o que foi discutido no último feedback, observe o que aconteceu até então, faça anotações tanto de pontos positivos quanto de negativos e chegue preparado para um retorno completo. O ideal é abordar pontos fortes e fracos, críticas e elogios, apresentando ainda ao menos um esboço de lista das melhorias que o colaborador deve tentar atingir no futuro.

Use dados de apoio

Quantas das metas daquele funcionário (ou time) foram cumpridas? Quanto ele colaborou ou deixou de colaborar para o bom desempenho da equipe e da empresa como um todo? Exatamente quais de suas ações foram negativas e quais foram positivas? Quantificar esse tipo de informação e tê-la na mão na hora do feedback ajuda não só a ilustrar como a dar peso a seus argumentos.

Seja honesto e direto

Muitas técnicas e exemplos de feedback sugerem que a crítica negativa seja envolvida em pelo menos dois elogios para que não seja mal recebida. Esse tipo de estratégia, porém, pode provocar confusão no interlocutor, além de gerar desconfiança e a sensação de que, no momento do elogio, não existe sinceridade.

Por isso, evite tentar amenizar o impacto do feedback negativo ao disfarçá-lo de alguma forma! Assim você mostra que está disposto a ajudar e que acredita que o colaborador tem toda a capacidade de lidar com tal situação. Mesmo assim, caso haja feedbacks positivos e negativos, prefira começar pelos positivos, afinal, receber a boa notícia primeiro deixa qualquer um mais disposto a lidar com a má!

Entenda o outro lado

Além de não ficar enrolando antes de soltar a bomba de um feedback negativo, não se esqueça de que aquele será o momento de se aproximar do funcionário e entender, do ponto de vista dele, o que aconteceu para que seu desempenho não fosse satisfatório. Se a função do chefe não é puxar a orelha, mas sim colaborar para o desenvolvimento da equipe, a abordagem correta do feedback também envolve entender a situação a partir da visão do outro, não concorda?

Monte um plano de ação

Ao final da reunião, certifique-se de que o feedback realmente se tornará uma alavanca para o crescimento do time. Para tanto, monte um plano de ação com base nas críticas dadas, contemplando o que você e o funcionário esperam para o próximo encontro.

E o cuidado com o tom da voz?

Outro cuidado que deve ser tomado ao dar qualquer feedback tem a ver com o jeito como a mensagem é passada e como o tom da voz afeta o entendimento de outras pessoas sobre o que é dito. Obviamente, o feedback não deve ser dado em tom de bronca, inimizade e muito menos aos gritos! O problema é que, às vezes, os sentimentos acabam traindo os interlocutores e dando a suas palavras um significado diferente do que queriam ter passado.

Uma voz involuntariamente trêmula ou alta, por exemplo, assim com um tom excessivamente sério e pouco amigável podem dar a sensação de que há algo de errado. Sendo assim, antes de dar o feedback, é preciso que o gestor resolva consigo mesmo problemas pessoais que possa ter em relação à equipe ou a algum membro específico, bem como outros fatores que não tenham ligação com o trabalho, mas que estejam afetando seu humor ou estado emocional.

É importante ter em mente que, no fundo, só você é responsável por suas próprias emoções. Assim, a raiva, a decepção ou a insegurança que outras pessoas causam não só podem como devem ser resolvidas por você mesmo, sozinho. Desse modo, procure entender por que alguém ou algo está gerando um sentimento que afeta sua capacidade de julgamento e sua função de orientador no momento de dar um feedback para que isso não transpareça no seu tom de voz e prejudique sua relação com a equipe.

Por outro lado, também é importante fugir de uma abordagem pedagógica demais, o que pode deixar seu feedback infantilizado e dar aos funcionários a impressão de que você não acredita em sua capacidade. Um tom firme e direto demostra que você está conversando com alguém que considera ser tão capaz quanto você mesmo, com a intenção de ajudar objetivamente. Esse é o tom ideal para conquistar o respeito dos colaboradores e se fazer ouvir.

Como motivar funcionários por meio do feedback?

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o segredo de se motivar os funcionários com o feedback não está em despejar colheradas de elogios como açúcar em uma bebida amarga. Na realidade, essa atitude pode acabar é desmotivando os colaboradores quando, em determinado momento, eles se derem conta da superficialidade desses elogios, passando a se perguntar o que exatamente a liderança pretende.

Mais uma vez, insistiremos aqui na necessidade de se acreditar no potencial de cada equipe e colaborador, fazendo essa crença transparecer no feedback para incentivá-los a fazerem seu trabalho com cada vez mais dedicação. Nesse sentido, uma boa estratégia é levantar os pontos que levaram à decisão de contratação daquele funcionário ou à criação daquela equipe em especial. Com certeza haverá qualidades e características próprias daqueles profissionais que motivaram a tomada dessas decisões, apontando para um potencial grande que a empresa quis conhecer mais de perto.

Revelar essas qualidades ao time e compartilhar o que é esperado deles é uma ótima maneira de mostrar que se viu um potencial ali e você acredita que é possível crescer a ponto de explorá-lo por completo. Além disso, colocar-se à disposição, por meio de feedbacks, para ajudar os funcionários a alcançarem essa meta é outra forma de motivá-los a se desenvolver, transformando esse processo em uma espécie de projeto pessoal para cada um.

Não se trata, portanto, de soltar elogios aleatórios, buscados às pressas para amenizar uma crítica. A intenção é mencionar fatos reais e objetivos sobre aquele time ou colaborador, que possam ajudá-lo a enxergar as razões por trás do feedback (isto é, a convicção de que há espaço para crescer) e despertar nele o desejo de se superar!

Que tal alguns exemplos de feedback?

Depois de ficar por dentro de toda essa parte teórica a respeito do feedback, vejamos agora alguns exemplos mais concretos para que você entenda de vez como colocar essas ideias em prática no seu dia a dia:

Feedback espontâneo

O feedback espontâneo, como já mencionamos mais acima, deve acontecer diante de erros ocasionais e não recorrentes, que podem ir de uma gafe simples (um funcionário não sabia sobre algum detalhe da vida pessoal de outro e tocou em um assunto delicado sem se dar conta) a algo mais complicado (como uma ação que não condiz com os valores da empresa, por exemplo).

Nesses casos, uma troca de palavras rápida depois do ocorrido ou mesmo um e-mail curto costuma ser suficiente. Seja direto: “sei que você não sabia, mas é melhor não mencionar tal assunto devido a esses e aqueles motivos” ou “reparei que você agiu de determinada forma e não tem problema, mas evite fazer isso novamente, pois não condiz com nosso valor X” são bons exemplos de feedback para esses casos. Erros que precisam de solução imediata também podem ser resolvidos por meio desse tipo de feedback.

Feedback planejado

O feedback planejado é o que acontece regularmente (a cada trimestre, por exemplo), seja em uma reunião individual ou de maneira coletiva. Aqui, o gerente já deve saber o que vai dizer, mas, para não deixar o funcionário nervoso, é interessante explicar, logo de cara, o que será discutido. É possível dizer, por exemplo: “fazemos essa reunião para rever os pontos mais relevantes (negativos e positivos) do seu desempenho nos últimos três meses e ajudá-lo a crescer na empresa”. A seguir, pode começar pelos pontos positivos para, depois, passar aos negativos.

Como esse feedback abrange um período mais longo, é bastante improvável que haja apenas retorno negativo. Portanto, incluir o que aconteceu de positivo é mandatório! Ao final, é importante que haja um diálogo para verificar aonde o funcionário ou a equipe gostaria de chegar nos próximos meses e por meio de que metas pode efetivamente alcançar esse objetivo.

Feedback negativo

No caso de precisar dar um feedback negativo, procure demonstrar que você não está acusando. Para isso, assuma o fato de que você pode não saber o que causou o mau resultado e, no lugar de usar frases como “você fez isso” ou “você errou naquilo”, diga o que aconteceu da sua perspectiva, como “fiquei decepcionado com essa atitude”, “fiquei confuso com essa ação” ou “me pareceu que você não soube lidar adequadamente com a situação”. O fato de incluir uma dúvida abre espaço para que o colaborador explique o que aconteceu do seu ponto de vista para que, apenas então, o gerente esclareça qual teria sido a melhor atitude.

Se alguém se atrasou para dar uma resposta a um cliente, o gerente pode dizer “não entendi por que você não respondeu mais rápido”. Diante disso, o funcionário pode se explicar, aliviando sua culpa pelo erro. Em seguida, o gerente pode dizer: “tudo bem, mas nosso prazo para responder ao cliente é de X horas, ok?”. Ao assumir que o colaborador não errou deliberadamente, é possível dar o feedback sem ofendê-lo!

Feedback positivo

Dar feedback positivo geralmente é muito mais fácil, não é verdade? Mesmo assim, é bom observar o comportamento da pessoa que recebe o elogio para que ele não acabe se transformando em constrangimento.

O reconhecimento público é sempre bem-vindo, no entanto, caso você acredite que ele possa causar certo embaraço ou mesmo ciúmes entre os colaboradores, prefira dá-lo em particular. Fazê-lo pessoalmente ao invés de por e-mail, no entanto, pode ser mais efetivo para motivar os funcionários. Um simples “parabéns por…”, “seu trabalho ficou excelente” ou “gostei da sua atitude em tal situação” costuma bastar.

Por fim, vale lembrar que o feedback deve ser recíproco, viu? Sendo assim, esteja aberto para críticas e sugestões da equipe e, ao final de cada reunião, não deixe de perguntar se os funcionários têm algo a dizer sobre seu trabalho, se estão se sentindo confortáveis em seus cargos e se há algo que você pode fazer para ajudá-los ainda mais.

Longe de ser um motivo para causar medo e insatisfação nos colaboradores, o feedback, quando abordado corretamente, pode se transformar em uma ótima ferramenta para não apenas aproximar a equipe da gerência como, ainda, motivar os colaboradores a se desenvolverem pessoal e profissionalmente, contando com o apoio de toda a empresa para isso.

Agora que você já sabe como dar feedbacks corretamente, que tal comentar aqui contando a sua opinião e compartilhando experiências com essa ferramenta? Aproveite ainda para ler nosso artigo sobre por que a falta de tempo é a principal causa de pressão no trabalho e descubra como algumas atitudes simples podem diminuir o estresse de todos!

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