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Gestão de conhecimento: 6 dicas para aplicar em sua empresa

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As últimas duas décadas foram de transformação tecnológica intensa, principalmente por causa da chegada da internet comercial. A informação passou a circular ao redor do planeta em segundos, possibilitando acessar quase tudo através de hiperlinks, saltando-se de um continente para outro com apenas alguns cliques. Nesse contexto ágil e complexo surgiu a necessidade de uma melhor gestão de conhecimento dentro das empresas.

A chamada “Era da Informação” chegou com força total e impôs um ativo como foco central nas empresas: o conhecimento. A necessidade das corporações de gerir esse conhecimento trouxe em sua esteira a necessidade de melhorar a gestão das pessoas, já que o recurso principal desse novo paradigma de administração está dentro de suas mentes, o chamado capital intelectual.

Aspectos como a melhoria nos processos de trabalho e tomada de decisões mais ágeis, refletindo diretamente na qualidade dos produtos e serviços, são algumas das grandes vantagens competitivas que as empresas conseguem quando implantam um sistema de gestão de conhecimento.

Neste artigo, vamos dar algumas dicas de como aplicar esse sistema dentro de sua empresa. Confira!

Gestão de conhecimento e sua importância para as empresas

Capturar e registrar os conhecimentos tácitos e explícitos é fundamental para que uma empresa transforme o que está dentro da mente de seus colaboradores em vantagem competitiva tangível.

A perda de conhecimento que uma empresa tem quando seu índice de turnover é muito alto pode trazer sérias consequências em relação à concorrência. Uma das maiores preocupações da área estratégica de gestão de pessoas é a perda de colaboradores e, em decorrência disso, o prejuízo financeiro que acarreta.

Gerir esse conhecimento é ter uma política e um sistema onde seja possível identificar quais conhecimentos estão disponíveis dentro da organização, através do mapeamento das habilidades de todos os colaboradores, quais deles a empresa precisa para manter sua operação e quais são os que poderão ser gerados como forma de inovação, para que a empresa tenha vantagem competitiva em relação à concorrência.

6 dicas para aplicar a gestão de conhecimento em sua empresa.

1. Faça o mapeamento de competências necessárias x Conhecimento dos colaboradores

Uma base de dados com informações sobre habilidades, competências e experiências de cada colaborador é imprescindível para utilizar a informação como elemento criador de valor financeiro para a empresa.

Colocar um colaborador que entenda do mercado de gás e petróleo, por exemplo, em um projeto dessa área, irá agregar um valor enorme para o cliente. Mas, se essa informação não estiver disponível para consulta dos gestores, essa pessoa ficará com um grande conhecimento estagnado, sem utilidade real dentro da organização.

2. Implante um sistema de gestão de conhecimento

Quando dizemos “sistema” não nos referimos a um software, mas a um conjunto de ações, políticas e processos que garantam a correta gestão do conhecimento dentro da empresa.

A multiplicação do conhecimento se dá por meio de um ambiente que seja favorável a isso, através de políticas, pessoas de referência em determinados assuntos, locais físicos propícios para tal e um sistema (software) ágil e flexível para registro, consulta e manutenção da base de conhecimento.

Hoje, é possível fazer o uso intensivo da tecnologia para coletar padrões e dados e transformar em base de conhecimento compartilhada. O uso de inteligência artificial e de redes sociais internas traz um enorme ganho em produtividade e inovação, combustível de qualquer empresa que queira se manter no mercado.

3. Invista em ferramentas

Para pequenas empresas, que geralmente têm um orçamento bem enxuto, a sugestão é utilizar ferramentas gratuitas – como o Wiki – e disponibilizar um fórum, com separação de tópicos pré-selecionados inicialmente, até que a cultura de multiplicação de conhecimento possa estar mais enraizada na empresa.

Existem soluções no mercado que contemplam novas tecnologias, como a análise de grande massa de dados em tempo real (Big Data) e inteligência cognitiva. Como exemplo podemos citar o Smartcanvas, que traz a agilidade das redes sociais aliada à sugestão de temas e conteúdo conforme a tendência de pesquisa e necessidade do usuário.

Empresas que trabalham com suporte a usuários e precisam ter um registro de problemas e soluções conhecidos, têm diversas opções no mercado para manter uma base de dados de informações consistente, tais como o Zendesk e o Freshdesk.

4. Flexibilize o apontamento de horas

Um exemplo relacionado a políticas oficiais da empresa no que concerne à gestão do conhecimento é a preocupação dos colaboradores sobre onde lançar as horas gastas conversando informalmente sobre projetos e técnicas para resolver problemas do trabalho.

Essas horas são de treinamento? Ou o projeto é que deve absolvê-las? É necessário que isso seja claro para o colaborador e que ele se sinta à vontade para executar as ações sem medo de ser punido.

5. Realize o skill transfer (passagem de conhecimento)

Passagem de conhecimento (do termo inglês skill transfer) é um processo que pode ser demorado, dependendo da complexidade do assunto.

Processos de integração e treinamento, que tempos atrás eram feitos presencialmente e por meio de material escrito, hoje podem ficar em forma de vídeos, em uma rede social interna inserida na intranet da empresa, possibilitando um treinamento sob demanda aos novos colaboradores.

A disponibilidade de recursos de níveis pleno e sênior para auxiliar novos funcionários também é muito importante. Essas pessoas têm seu tempo muito disputado nas empresas, então faz-se necessária uma política de treinamento constante, além da disponibilização de um espaço físico onde possa haver um mentoring de forma sistemática.

6. Transforme conversas informais em conhecimento compartilhado

Nas chamadas “conversas de corredor” aparecem muitas soluções para problemas do dia a dia da empresa.

Posteriormente, essa conversa informal precisa ir para um repositório formal, onde possa ser pesquisada e encontrada quando outras pessoas precisarem desse conhecimento.

Ativo intangível, resultados palpáveis

O conhecimento tornou-se o ativo mais importante para as empresas. Sua correta gestão traz grande vantagem competitiva, fazendo com que os colaboradores se sintam mais valorizados e com que os clientes sejam fidelizados através de produtos e serviços inovadores e de qualidade superior.

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Xando Natsume
Xando Natsume
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